Mitarbeiterauslastung optimieren: So steigern Sie Effizienz und Produktivität trotz Fachkräftemangel
In vielen Unternehmen ist die optimale Auslastung der Mitarbeitenden ein entscheidender Faktor für den Erfolg. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels und schwankender Stückzahlen ist es wichtiger denn je, die vorhandenen Ressourcen effizient zu nutzen. Wie lässt sich die Mitarbeiterauslastung verbessern, ohne Überlastung zu riskieren oder die Qualität zu gefährden? In diesem Blogbeitrag zeigen wir, wie Sie Potenziale in Ihrer Produktion aufdecken und beleuchten welche Strategien zur Auslastungsoptimierung Ihre Produktivität nachhaltig steigern können.
1. Präzise Analysen als Schlüssel
Um etwas zu verbessern, muss man zunächst den aktuellen Stand genau kennen. Für die Optimierung der Mitarbeiterauslastung bedeutet dies, dass Klarheit darüber bestehen muss, welche Qualifikationen die Mitarbeiter haben, welche Aufgaben sie übernehmen und wie lange sie dafür benötigen – und zwar für jeden einzelnen Arbeitsschritt während der Herstellung eines Produktes. Eine präzise Zuordnung der Mitarbeiter zu den entsprechenden Arbeitsplätzen erfordert daher genaue Informationen darüber, wie viel Zeit der Mitarbeiter für Haupt- (wie z.B. Montieren oder konventionelles Drehen) sowie für Nebentätigkeiten (wie z.B. Stichprobenprüfungen, Behälterwechsel oder das Rückmelden von Fertigungsaufträgen) pro Auftrag aufwendet.
Anhand dieser Daten kann die Auslastung eines Mitarbeiters in Abhängigkeit von seiner Zuordnung zu den Arbeitsplätzen ermittelt werden. Wenn zusätzlich die mögliche Verzögerung eines Mitarbeiters berücksichtigt werden soll, der noch eine Aufgabe an einem anderen Arbeitsplatz abschließen muss, ist es unerlässlich, die genaue Dauer und Häufigkeit aller Haupt- und Nebentätigkeiten eines Artikels an dem jeweiligen Arbeitsplatz zu kennen. Für die Ermittlung der Zeiten von Haupt- und Nebentätigkeiten können Methoden wie MTM-Analysen, RFEA-Zeitstudien oder Selbstaufschreibungen der Mitarbeiter verwendet werden. Unbedeutende und selten auftretende Tätigkeiten können hingegen durch Vergleichen und Schätzen bewertet werden.
2. Ist-Zustand bewerten
Um die Mitarbeiterauslastung zu optimieren, ist es entscheidend, ein umfassendes Verständnis der Haupt- und Nebentätigkeiten zu haben und diese systematisch zu erfassen. Sobald das Wissen über die Haupt- und Nebentätigkeiten der Mitarbeiter vorliegt, kann mithilfe von Software der aktuelle Stand der Mitarbeiterzuordnung zu den jeweiligen Arbeitsplätzen schnell und effizient erfasst werden. Das Ergebnis zeigt die Auslastung der betrachteten Mitarbeiter im Ist-Zustand und verdeutlicht, wo es zu Überbeanspruchung oder Unterauslastung kommt. Das Ziel sollte darin bestehen, solche Ungleichgewichte zu vermeiden und stattdessen eine möglichst homogene Auslastung der Belegschaft zu erreichen. Um dies zu ermöglichen, ist es notwendig, die Qualifikationen der Mitarbeiter gezielt zu erweitern, etwa durch Schulungen oder Weiterbildungen, damit sie die erforderlichen Fähigkeiten erwerben. Gleichzeitig sollte die Zuordnung der Mitarbeiter zu den Arbeitsplätzen kontinuierlich optimiert werden, um sicherzustellen, dass die vorhandenen Ressourcen bestmöglich eingesetzt werden und ein ausgeglichener Arbeitsfluss entsteht. So lässt sich eine Überbeanspruchung vermeiden und die gesamte Belegschaft kann effizient und nachhaltig eingesetzt werden.
3. Ressourcen effizient verteilen
Mit moderner Software können nicht nur der aktuelle Stand abgebildet und Potenziale identifiziert, sondern auch automatisch die optimale Zuordnung der Mitarbeiter zu Arbeitsplätzen ermittelt werden. Dieser Prozess erfolgt nicht nur schnell, sondern ermöglicht auch die Berechnung verschiedener Szenarien. Beispielsweise kann analysiert werden, wie sich zusätzliche Qualifikationen durch Schulungen oder der Verlust von Qualifikationen durch Abgänge auf die Zuordnung auswirken. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass ohne Berücksichtigung der Häufigkeiten und Dauern der einzelnen Tätigkeiten eine 100%ige Auslastung der Mitarbeiter in einer Werkstattfertigung nicht realistisch ist. Im Gegensatz dazu ermöglicht eine getaktete Fertigung nahezu eine vollständige Auslastung der Mitarbeiter, abzüglich der Verteilzeiten.
In der Werkstattfertigung hat sich bewährt, Mitarbeiter nicht mehr als 85% auszulasten, wenn sie zwei Maschinen bedienen, nicht mehr als 75% bei drei Maschinen und nicht mehr als 70% bei vier oder mehr Maschinen. Eine Mehrmaschinenbedienung bei der mehr als 4 Mitarbeiter zusammen arbeiten sollte vermieden werden, da der Koordinationsaufwand überproportional steigt und die Einsparungen oft nicht ausreichen. Insgesamt ermöglicht dieser Ansatz eine schnelle und effiziente Bestimmung, welche Mitarbeiter am besten welchen Arbeitsplätzen zugeordnet werden sollten, um die Auslastung zu optimieren und die Effizienz zu steigern.
4. Fazit: Mitarbeiterauslastung als Erfolgsfaktor
Die optimale Mitarbeiterauslastung ist ein wesentlicher Baustein für die Steigerung von Effizienz und Produktivität. Mit einer fundierten Datenlage und der richtigen Methode (grobe oder detaillierte Zuordnung der Mitarbeiter zu Arbeitsplätzen) lassen sich die vorhandenen Mitarbeiter bestmöglich den Arbeitsplätzen zuordnen. Sie erkennen Qualifikationsbedarfe und steigern durch eine homogene Auslastung die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter, was sich langfristig positiv auf die Unternehmensleistung auswirkt. Setzen Sie auf eine strategische und flexible Mitarbeiterplanung, um auch in unsicheren Zeiten wettbewerbsfähig zu bleiben.
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